Wie wacht tot het misgaat betaalt twee keer: eerst de fout, dan de oplossing.

Hoe zorg je dat afspraken en regels in jouw organisatie daadwerkelijk werken? Vele organisaties hebben regels, werkwijzen en procedures netjes op papier staan. Anderen worstelen nog met de vraag hoe ze dat goed moeten aanpakken. Maar in beide gevallen speelt dezelfde uitdaging: hoe zorg je dat papier en praktijk elkaar begrijpen? Want het hebben van de juiste regels is stap een. De echte vraag is: is het ook uitvoerbaar en werkt het in de praktijk? En wie is er verantwoordelijk voor dat ze werken?

01De F1-fout die iedereen zag aankomen, behalve de regelmakers

De Formule 1 introduceerde ingrijpende nieuwe technische regels. Spectaculair op papier. Minder spectaculair op de baan.

De rijders, de ervaringsdeskundigen die als geen ander weten hoe een F1-auto zich gedraagt op de baan, waren nauwelijks betrokken. Het resultaat: auto's die niet meer rijden zoals F1-auto's horen te rijden. Een grid vol coureurs die het er fundamenteel mee oneens zijn, op een paar na die er toevallig direct voordeel van hebben.

Dit is geen F1-probleem. Dit is een organisatieprobleem. En het speelt zich elke week af in de voedingsindustrie.

02Bedacht achter het bureau, vastgelopen in de praktijk

Afspraken gemaakt op afstand van de werkvloer klinken logisch in een vergaderzaal, maar lopen vast zodra de praktijk om de hoek komt kijken. Soms worden zulke werkwijzen bewust in stand gehouden door mensen die er belang bij hebben dat het zo blijft.

Ondertussen staan de mensen op de vloer klaar met oplossingen. Ze weten wat werkt en wat niet. Maar niemand vraagt het ze.

03Afspraken en regels staan niet in steen gebeiteld

Verlies jezelf niet in procedures, want dan verlies je de creativiteit. Afspraken mogen ter discussie worden gesteld. Ze zijn onderhevig aan verandering. Goede uitvoering vraagt ook om aanpassingsvermogen.

04Samen sturen op resultaat

Afspraken die werken ontstaan niet in een vergaderzaal. Ze ontstaan in het gesprek tussen werkvloer en leiding. Tussen uitvoering en strategie. Dat vraagt om twee groepen die elkaar opzoeken in plaats van langs elkaar heen werken:

• Mensen op de werkvloer: zij willen dat het werkt en leven dagelijks met de gevolgen als dat niet zo is.
• Managers en leidinggevenden: zij willen aantoonbare resultaten en betere werkwijzen, geen papier.

Die twee groepen zijn het vaker eens dan ze denken. De balans tussen wat de werkvloer aangeeft en wat haalbaar en betaalbaar is, is precies waar goede resultaten geboren worden. Samen sturen betekent niet dat iedereen het altijd eens is, maar wel dat iedereen weet waar het naartoe gaat en waarom.

05Hoe zorg je dat het daadwerkelijk werkt?

Concrete stappen die het verschil maken:

• Betrek de uitvoerders vanaf het begin. Niet ter validatie achteraf, maar als bron van de oplossing.
• Vertaal signalen van de vloer naar werkbare, haalbare en betaalbare afspraken.
• Durf eerlijk te zijn over grenzen: niet alles wat de vloer wil is haalbaar. Maar dat gesprek moet je voeren.
• Investeer in kennis en kunde. Wie begrijpt waarom een afspraak er is, voelt zich eigenaar. Dat is de kortste weg naar breed draagvlak.

06Kwaliteit en operatie: twee die elkaar nodig hebben

Kwaliteit en operatie worden te vaak als aparte werelden behandeld. Kwaliteit als controlemechanisme, operatie als uitvoeringsmachine. Een organisatie die echt wil verbeteren, brengt die twee samen. Kwaliteit als fundament van de operatie, niet als toezichthouder erop.

De voordelen zijn concreet: minder verspilling, meer grip, een werkvloer die afspraken naleeft omdat ze worden begrepen. Beleid is daarin slechts een hulpmiddel, geen doel op zich.

Kwaliteitssystemen zijn er voor de organisatie, niet voor de handhavers. Ze moeten in dienst staan van de organisatie, de mensen en de klant. Zodra een systeem een doel op zich wordt, is het zijn waarde verloren.

07Zelfscan: werken jouw afspraken of procedures echt?

Beantwoord deze vijf vragen eerlijk. Ze geven je snel inzicht in waar de schoen wringt.

08Mijn overtuiging

Het is mijn overtuiging dat je als organisatie continu moet blijven kijken wat er beter kan, waar je kunt verbeteren en waar de winst zit. Niet eenmalig, niet vanuit een rapport, maar samen met de mensen uit de organisatie. Zij weten waar het knelt. Jij bepaalt wat haalbaar is. Daar zit de oplossing.

Vind je het leuk om daar samen over na te denken of kan je hierbij hulp gebruiken? Stuur mij dan een berichtje.